Bij het organiseren van een congres is het niet geheel onverstandig af te wijken van de gebaande paden. Er is namelijk al een groot aanbod aan congressen, en je wil natuurlijk wel dat er sprekers en bezoekers op jouw congres afkomen. Hieronder enkele tips om een succesvol congres te organiseren.

De doelgroep

Zorg ervoor dat je je richt op één onderwerp of doelgroep. Dit maakt het voor je eerste congres een stuk overzichtelijker. Ook is het verstandig om vooraf te bedenken wat het uiteindelijke doel van het congres is. De inhoud en vorm van je congres laat je hierop uiteraard aansluiten.

Vastleggen

Het organiseren van een congres is één, maar het vastleggen ervan is eveneens net zo belangrijk. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door fotografie en videobeelden. Ook kun je er natuurlijk voor zorgen dat je een livestream hebt, zodat eventuele thuisblijvers het congres alsnog op afstand kunnen bijwonen. Het is misschien niet heel goedkoop om dit te bereiken, maar voor de financiering ervan kun je bij Qeld altijd een lening aanvragen.

Uitnodigingen

Zorg ervoor dat je ruimschoots op tijd je uitnodigingen verstuurt naar al je gasten. Niets is zo vervelend als een congres waar sprekers tegen een bijna lege zaal staan te praten. Niet alleen zal de spreker de volgende keer twijfelen nog ooit terug te keren, ook voor jou als organisatie is het erg frustrerend om te zien dat het vele werk dat je hebt gedaan voor niets is geweest.